1. Waarom dit beleid?

Dit is het privacybeleid van Ingenia Advice. De contactgegevens van onze onderneming vind je in artikel 3 hieronder. Dit beleid is van toepassing op de verwerking van uw gegevens door Ingenia Advice via het webplatform voor het overzicht van uw nalatenschap.

Klik hier om toegang te krijgen tot de simulator

Aan de hand van dit beleid proberen wij u op een transparante manier te informeren. In dit document wordt onder meer uitgelegd welke gegevens wij verwerken, hoe en waarom we dat doen en wat uw rechten in dit verband zijn, met wie uw gegevens kunnen worden gedeeld, enz. Wij streven ernaar u op een transparante manier te informeren.

Wij raden u aan dit beleid zorgvuldig te lezen. U kunt dit beleid op elk ogenblik raadplegen onder de rubriek 'Privacybeleid' van het platform of de website.

Als nu nog extra verzoeken of vragen hebt, kunt u ons altijd een mail sturen via het e-mailadres legal@ingenia-advice.be.

Opgelet! Het privacybeleid van derden of van eventuele websites of applicaties waarnaar op ons platform of onze website wordt verwezen door middel van hyperlinks, valt niet onder dit beleid. De Franse tekst van dit beleid heeft altijd voorrang op de vertalingen ervan.

Wij kunnen dit privacybeleid op ieder ogenblik wijzigen. Wij nodigen u daarom uit om het regelmatig te raadplegen. Het gewijzigde privacybeleid zal worden bekendgemaakt op ons platform of op onze website.

Dit privacybeleid valt onder de Belgische wetgeving. Bij geschillen zijn enkel de rechtbanken van Nijvel bevoegd.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?

Dat zijn wij (Ingenia Advice). Wij zijn de zogeheten 'verwerkingsverantwoordelijke'. Dat betekent dat wij de doelen en middelen van de verwerking bepalen en dat wij verantwoordelijk zijn voor de rechtmatige verwerking van uw gegevens via ons platform/onze website waarop u een overzicht van uw nalatenschap vindt.

Ingenia Advice neemt alle passende maatregelen om ervoor te zorgen dat de verwerking voldoet aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (hierna: 'AVG'). De werknemers en medewerkers van Ingenia Advice evenals de partners en dienstverleners op wie onze onderneming een beroep doet en die toegang hebben tot uw via het platform/de website verwerkte persoonsgegevens, zijn ook verplicht om de AVG na te leven.

3. Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Naam van de onderneming: Ingenia Advice

Rechtsvorm: naamloze vennootschap

Geografisch adres/maatschappelijke zetel: Boulevard Baudouin 1er 25, 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve (België)

E-mailadres: legal@ingenia-advice.be

Ondernemingsnummer (KBO): 0875.685.316

Btw-nummer: BE0875.685.316

U kunt contact opnemen met onze data protection officer via het e-mailadres legal@ingenia-advice.be.

4. Welke gegevens verwerken wij en op welke manier doen wij dat?

Ingenia Advice verwerkt via het platform/de website de volgende gegevens:

• Identificatie- en contactgegevens:
  • Naam, voornaam
  • Leeftijd
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Adres, woonplaats/domicilie, land van verblijf
  • E-mailadres
  • Vast telefoonnummer, gsm-nummer
• Familiale, economische en financiële situatie:
  • Burgerlijke staat
  • Personen ten laste, kinderen
  • Informatie over erfgenamen/overlijden
• Financiële of bancaire identificatiegegevens:
  • Bankrekeningnummer
  • Details van de rekening
  • Kredieten/schulden
  • Verzekeringen
  • Kredietgeschiedenis
  • Kredietreferenties
• Financiële, vermogens- en fiscale gegevens
  • Bronnen van inkomsten
  • Fiscale woonplaats
  • Schenkingen
  • Informatie over onroerende en roerende goederen
• Professionele inlichtingen
  • Uw onderneming
  • Titel/functie, afdeling, enz.
• Elektronische identificatiegegevens:
  • Gegevens van uw apparaat, browser, IP-adressen, cookies of soortgelijke technologieën, logbestandgegevens, login-ID, wachtwoorden, externe applicaties of websites, door u bezochte pagina's en/of gebruikte functies op het platform, statistieken, enz.
• Alle andere (persoons)gegevens die u verstrekt in de formulieren op het platform/de website.

Ingenia Advice kan uw persoonsgegevens rechtstreeks van u ontvangen, bijvoorbeeld wanneer u het contactformulier invult, een offerte/demonstratie aanvraagt, de velden voor het gebruik van het platform en de diensten invult (met name voor het verkrijgen van een verslag met de nalatenschapsberekening) of zich inschrijft op de nieuwsbrief via het platform/de website.

Ingenia Advies kan uw gegevens ontvangen en verwerken in het kader van de overeenkomst met u, wanneer u zich registreert of inlogt op het platform, wanneer u het platform gebruikt, wanneer u contact opneemt met Ingenia Advice (telefonisch, schriftelijk of via het platform) of via cookies op het platform.

Ingenia Advice kan ook uw identificatie- en/of contactgegevens raadplegen in externe databanken die wij verkrijgen en ze combineren met de gegevens die Ingenia Advice zelf van u ontvangt, om volledigere inlichtingen te verkrijgen.

Ingenia Advice verzamelt of verwerkt geen enkele bijzondere categorie persoonsgegevens met betrekking tot u, tenzij u dat soort gegevens vrijwillig aan ons verstrekt. Deze bijzondere categorieën gegevens kunnen gevoelige gegevens zijn, waaronder informatie over raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksueel leven.

De verwerking van bovengenoemde (persoons)gegevens is noodzakelijk voor de in artikel 5 genoemde doeleinden.

5. Waarom en op welke basis verwerken wij uw gegevens?

Ingenia Advice verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Contact, inlichtingen, informatie:
  • Wij verwerken uw persoonsgegevens via het platform of de website om contact met u op te nemen, uw eventuele vragen te behandelen en u de nodige informatie te verstrekken over ons platform, onze diensten, onze website of andere informatie over onze activiteiten.
  • De verwerking van uw gegevens voor deze doeleinden kan noodzakelijk zijn voor het opstellen van een eventuele overeenkomst met u of is gebaseerd op de gerechtvaardigde belangen van Ingenia Advice, voor zover deze belangen zwaarder wegen dan uw eigen rechten of belangen (met betrekking tot privacy en bescherming van persoonsgegevens).
  • Als u bepaalde gegevens, zoals uw identificatie, niet verstrekt, bestaat de kans dat wij niet in staat zijn om contact met u op te nemen of diensten aan u te verlenen.
• Gebruik van het platform [Overzicht van de nalatenschap] – diensten:
  • Wij verwerken uw gegevens om onze diensten aan u beschikbaar te stellen en om u toegang te verlenen tot het platform, uw account en profiel aan te maken, onze contractuele relatie te beheren, contact met u op te nemen, uw vragen of klachten te behandelen en u de nodige informatie te verstrekken over ons platform, onze diensten of andere informatie in verband met onze activiteiten, u bevestigingsmails te sturen, voor backoffice- of helpdeskdoeleinden, voor betalingen, administratie, facturering, solvabiliteitscontrole en boekhouding. Wij verwerken uw gegevens ook om na te gaan of uw gebruik van het platform in overeenstemming is met onze algemene voorwaarden en de toepasselijke wetgeving.
  • Wij verwerken uw gegevens in het kader van de opstelling en/of uitvoering van de overeenkomst of op basis van onze gerechtvaardigde (zakelijke) belangen die, in voorkomend geval, zwaarder wegen dan uw (privacy)rechten (omdat u redelijkerwijs een dergelijke verwerking kunt verwachten).
  • Indien u ons bepaalde informatie of gegevens niet verstrekt, zoals uw identificatiegegevens of financiële informatie, die wij nodig hebben in verband met de overeenkomst, zullen wij niet in staat zijn om onze diensten te verlenen of om het platform [Overzicht van de nalatenschap] en de diensten aan u beschikbaar te stellen.
• Direct marketing:
  • Uw gegevens kunnen worden gebruikt voor direct marketing of voor commerciële en/of publicitaire communicatie. Hierbij is het de bedoeling om u, via onze nieuwbrief of via andere middelen, informatie over onze diensten of andere informatie die voor u interessant of nuttig kan zijn, te bezorgen.
  • Voor de verwerking van uw gegevens voor directmarketingdoeleinden baseert Ingenia Advice zich op zijn gerechtvaardigde belangen, die, in voorkomend geval, zwaarder wegen dan uw (privacy)rechten (omdat u redelijkerwijs een dergelijke verwerking kunt verwachten).
  • Indien u echter geen (eind)gebruiker van het platform noch een bestaande klant van Ingenia Advice bent, dan is uw voorafgaande toestemming vereist voor ongevraagde commerciële berichten en/of de verwerking van uw gegevens voor directmarketingdoeleinden.
  • Indien u wenst dat uw gegevens niet langer voor dergelijke marketing- en reclamedoeleinden worden verwerkt, hebt u het recht zich daar te allen tijde tegen te verzetten (uitschrijving of bezwaar tegen een dergelijke verwerking), kosteloos en zonder dat u daarvoor een reden hoeft op te geven (zie punt 8.3 hieronder). Om u af te melden kunt u contact opnemen met Ingenia Advice via het e-mailadres legal@ingenia-advice.be.
• Zorgen voor de optimale werking van ons platform/onze website:
  • Wij kunnen uw gegevens verwerken om het platform en onze diensten te optimaliseren. Wij kunnen uw gegevens verwerken om toezicht te houden op uw gebruik van en uw toegang tot het platform en de diensten, klant-/gebruikersgewoontes te analyseren, verbeteringen of nieuwe functies te ontwikkelen om het platform te verbeteren, uw surfgedrag en gebruikerservaring te optimaliseren en marktonderzoek uit te voeren. In de mate van het mogelijke zal Ingenia Advice geaggregeerde gegevens (d.w.z. gegevens die het niet mogelijk maken u te identificeren of die niet met u in verband kunnen worden gebracht, zoals statistische gegevens), gepseudonimiseerde of geanonimiseerde gegevens verwerken in plaats van persoonsgegevens, wanneer de doeleinden van deze verwerking op dergelijke wijze kunnen worden bereikt.
  • Wanneer u gebruikmaakt van het platform, kunnen wij in dit verband ook bepaalde andere digitale gegevens verwerken, zoals cookies, identificatiegegevens van mobiele apparaten of soortgelijke technologieën waarmee gegevens worden verzameld. Ze kunnen de interactie tussen u als gebruiker en ons platform vergemakkelijken en worden gebruikt om uw gebruikerservaring te verbeteren en voor het verzamelen van statistieken onder de gebruikers. Bepaalde cookies, identificatiecodes of technologieën kunnen door een derde partij worden geplaatst om het gebruik van onze applicatie en/of andere functies te meten voor bijvoorbeeld authenticatie, berichtgeving, meldingen, enz. Meer informatie over het gebruik van deze cookies, identificatiecodes of technologieën vindt u in ons cookiebeleid: [hyperlink].
• De eventuele doorgifte aan onze webbeheerder of webhost of aan andere IT-partners in het kader van het gebruik en/of beheer van het platform/de website voor de uitvoering van de bovengenoemde punten.
• Het voorkomen van fraude of enig ander illegaal of onrechtmatig gebruik van het platform:
  • Wij kunnen uw gegevens verwerken om voor u of andere gebruikers die de gebruikersovereenkomst, onze algemene voorwaarden, onze beleidslijnen of de toepasselijke wetgeving schenden, de toegang tot het platform te blokkeren of te ontzeggen en om actie te ondernemen tegen u of andere gebruikers.
  • Wij kunnen uw gegevens verwerken voor andere legitieme (zakelijke) doeleinden voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, bijvoorbeeld om onze bedrijfsactiviteiten en diensten te vergemakkelijken, geaggregeerde statistieken te genereren, marktanalyses uit te voeren, ons beleid en onze procedures toe te passen, ons te verdedigen tegen claims of eisen, onze gebruikers en klanten en hun rechten te beschermen, en de rechten van derden te beschermen, voor zover van toepassing.
• Naleving van de wetgeving, de gedragscodes en andere reglementen of voorschriften die van toepassing zijn op Ingenia Advice of zijn diensten of activiteiten.
  • Tot slot kunnen wij uw gegevens verwerken om te voldoen aan de toepasselijke wetten of wettelijke verzoeken of bevelen van toezichthoudende autoriteiten, rechtbanken of overheidsinstanties.

Op de verwerking van uw gegevens via de website wordt geen 'geautomatiseerde individuele besluitvorming' of profilering toegepast.

6. Wie ontvangt of verwerkt uw gegevens nog meer (naast Ingenia Advice)?

Uw gegevens worden ook in de eerste plaats verwerkt door onze partners, dienstverleners of leveranciers met wie wij samenwerken in het kader van het platform, bijvoorbeeld onze webbeheerder(s), hostingprovider(s) en/of IT-partners. Zij zullen uw gegevens alleen verwerken in het kader van uw bezoek aan het platform/de website en uw gebruik ervan.

Ingenia Advice controleert bij zijn onderaannemers of zij de passende (beveiligings)maatregelen nemen die nodig zijn in overeenstemming met de AVG of andere toepasselijke privacywetgeving om uw gegevens te beschermen en sluit de nodige gegevensbeschermingsovereenkomsten met die onderaannemers.

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden doorgegeven aan gelieerde ondernemingen van Ingenia Advice.

Andere ondernemingen kunnen uw gegevens ook verwerken in verband met onze diensten of activiteiten, zoals onze accountants, auditors, verzekeringsmakelaars, verzekeraars, juridische adviseurs, advocaten of andere dienstverleners.

Ingenia Advice zal uw gegevens niet aan derden bekendmaken, behalve in het geval van openbaarmaking van informatie die door de toepasselijke wetgeving is toegestaan, of zoals vermeld in dit punt 6 of elders in dit privacybeleid. Wij zijn niet aansprakelijk voor de verwerking van uw gegevens door derden die dit doen voor rekening van Ingenia Advice, maar die zelf verantwoordelijk zijn.

Tot slot kunnen wij krachtens de wet of op verzoek van toezichthoudende autoriteiten, rechtbanken of overheidsinstanties verplicht zijn uw gegevens aan hen of aan een derde te bekend te maken.

7. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de EU/EER?

Nee. Uw gegevens worden niet doorgegeven buiten de EU/EER (het platform/de website wordt gehost in de EU/EER).

8. Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Wij zullen uw gegevens niet langer bewaren, verzamelen of verwerken dan nodig is voor de hierboven in punt 5 beschreven doeleinden. Onverminderd de algemeenheid van het voorgaande worden uw gegevens bewaard zolang u gebruikmaakt van het platform en de diensten van Ingenia Advice in het kader waarvan deze gegevens worden verwerkt, tenzij specifieke wettelijke bepalingen van toepassing zijn op de bewaring of verwerking ervan of tenzij langere bewaring of verwerking noodzakelijk is om onze belangen in een gerechtelijke procedure te verdedigen of tenzij er in dit verband sprake is van een ander specifiek gerechtvaardigd belang van Ingenia Advice voor langere bewaring of verwerking.

De bewaartermijn van uw gegevens hangt af van de doeleinden van de verwerking en onze wettelijke verplichtingen. Zo bewaren wij uw gegevens in verband met de uitvoering van onze diensten tot maximaal tien jaar na beëindiging van de overeenkomst met u (dit is de verjaringstermijn voor contractuele claims). Wij moeten bepaalde boekhoudkundige en fiscale documenten (indien van toepassing) bijvoorbeeld zeven jaar bewaren. Voor andere welbepaalde gegevens kunnen ook specifieke wettelijke bewaartermijnen gelden.

In ieder geval geldt als algemeen principe dat wij uw gegevens niet langer bewaren dan nodig is. Als uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, zullen wij ze wissen of anonimiseren, indien nodig.

9. Welke rechten hebt u?

U hebt het recht geïnformeerd te worden over de verwerking van uw persoonsgegevens door het platform. Alle noodzakelijke informatie wordt u verstrekt via dit privacybeleid. U kunt ons op ieder ogenblik vragen om u aanvullende informatie te verstrekken.

U hebt het recht om ons te vragen om:

• toegang tot uw gegevens.
  • U kunt gratis een kopie van de gevraagde informatie krijgen. Als u extra kopieën aanvraagt, kunnen wij u een redelijke vergoeding voor administratieve kosten in rekening brengen.
• de correctie van uw gegevens (indien nodig);
• het wissen van uw gegevens ('recht op vergetelheid') indien:
  • de verwerking van deze gegevens niet langer noodzakelijk is voor het doel of de doelen waarvoor zij door ons werden verwerkt;
  • u een eerder gegeven toestemming hebt ingetrokken;
  • u zich tegen de verwerking verzet;
  • de persoonsgegevens onrechtmatig door ons zouden zijn verwerkt;
  • dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen; of
  • de persoonsgegevens zouden zijn verwerkt in het kader van het aanbieden van onlinediensten aan kinderen;
• beperking van de u betreffende verwerking in de gevallen waarin de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving voorziet.

U hebt het recht zich te verzetten tegen het verwerken van uw gegevens.

U kunt zich te allen tijde kosteloos verzetten tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketing [en/of profilering] (zie punt 5.1 hierboven). 

Hiertoe hoeft u ons enkel een e-mail te sturen op het adres legal@ingenia-advice.be.

U hebt het recht op gegevensoverdraagbaarheid (d.w.z. overdracht van uw gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke). Dit is alleen mogelijk als de verwerking die wij uitvoeren, is gebaseerd op uw toestemming of als de verwerking wordt uitgevoerd door middel van geautomatiseerde processen.

Indien de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, hebt u het recht uw toestemming te allen tijde in te trekken.

Dit tast de wettigheid van de verwerking op basis van uw toestemming die is toegekend voorafgaand aan de intrekking, niet aan.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteiten. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – T: +32(0)2 274 48 00 – E: contact@apd-gba.be). Als u een klacht hebt, kunt u ook contact met ons opnemen via legal@ingenia-advice.be.

De uitoefening van uw rechten, zoals hierboven uiteengezet, is altijd onderworpen aan de vereisten en voorwaarden van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming (met inbegrip van de AVG).

Om uw rechten uit te oefenen, hoeft u ons enkel een verzoek te sturen naar het e-mailadres legal@ingenia-advice.be. Daarbij moet u zich identificeren. Als wij redenen hebben om aan uw identiteit te twijfelen, kunnen wij u om aanvullende informatie vragen die nodig is om uw identiteit te verifiëren en te bevestigen. In het algemeen vragen wij om een kopie van uw identiteitskaart om na te gaan wie het verzoek daadwerkelijk indient. Zorg ervoor dat alle informatie of gegevens die niet nodig zijn voor de verificatie en bevestiging van uw identiteit, zwart of onleesbaar worden gemaakt of gewist worden.

Hebt u nog vragen? Aarzel niet om contact met ons op te nemen: legal@ingenia-advice.be.